Fast jeder technische Betrieb kennt das: Bei bestimmten Fragen gibt es genau eine Person, die die Antwort weiß. Warum die Sonderausführung damals so gebaut wurde. Welcher Lieferant beim letzten Mal Probleme gemacht hat. Wo der Versuchsbericht von 2014 liegt.
Solange diese Kollegen da sind, funktioniert das. Aber sie sind oft in Besprechungen, im Urlaub oder irgendwann im Ruhestand. Und mit ihnen geht Erfahrung, die nirgends sauber aufgeschrieben ist.
Wo das Wissen heute steckt
- in Projektakten und alten Zeichnungsständen
- in Versuchsberichten und Prüfprotokollen
- in Reklamationen und den Maßnahmen dazu
- in Normen, Werknormen und Lastenheften
- in E-Mails, Notizen und vor allem in Köpfen
Warum eine gute Ablage allein nicht reicht
Oft sind die Unterlagen sogar da. Nur findet sie niemand, weil man den richtigen Suchbegriff, den Ordner oder das Projekt kennen muss. Wer neu ist, kennt nichts davon und fragt deshalb die erfahrenen Kollegen. Die kommen dann selbst nicht mehr zu ihrer Arbeit.
Was eine digitale Fachassistenz daran ändert
Eine digitale Fachassistenz versteht Fragen in normaler Sprache. Sie durchsucht alle Unterlagen, die für die jeweilige Person freigegeben sind, und antwortet mit Dokument und Seite. Neue Kollegen fragen zuerst die Fachassistenz und erst dann, wenn nötig, den Kollegen. Das entlastet genau die Menschen, deren Wissen man halten will.
Eins kann sie allerdings nicht: Wissen finden, das nirgends steht. Deshalb lohnt es sich, Erfahrung jetzt festzuhalten. Kurze Notizen nach Projekten, Gründe für Entscheidungen, typische Fehler und ihre Lösung. Was einmal aufgeschrieben ist, macht die Fachassistenz für alle auffindbar.
So fangen Sie an
- Wählen Sie einen Bereich, zum Beispiel Konstruktion oder Service.
- Sammeln Sie die Fragen, die dort immer wieder gestellt werden.
- Tragen Sie die Unterlagen zusammen, in denen die Antworten stehen.
- Bitten Sie erfahrene Kollegen, Lücken mit kurzen Notizen zu füllen.
- Starten Sie mit einer digitalen Fachassistenz für die Kollegen, die am häufigsten fragen.
- Prüfen Sie nach einigen Wochen gemeinsam, was gut funktioniert und was fehlt.
Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, sprechen Sie uns an. Wie eine digitale Fachassistenz im Alltag aussieht, zeigen die Beispiele auf der Seite Anwendung.