Wenn wir mit Ingenieuren und Technikern über ihre Unterlagen sprechen, fällt fast immer derselbe Satz: Für Dokumentation haben wir keine Zeit. Das ist keine Ausrede. Es ist die ehrliche Beschreibung eines Alltags, in dem das nächste Projekt schon wartet, bevor das letzte sauber abgeschlossen ist.
Warum Dokumentation immer zuletzt kommt
Dokumentieren bringt im Moment selbst wenig. Der Nutzen kommt später und oft bei jemand anderem: bei der Kollegin, die in zwei Jahren eine ähnliche Anlage auslegt, oder beim Servicetechniker, der vor Ort eine Störung sucht. Wer unter Termindruck steht, schiebt so etwas verständlicherweise nach hinten.
Das Ergebnis kennen viele Betriebe: Berichte, die nie geschrieben wurden. Protokolle mit drei Stichpunkten. Wissen, das in E-Mails, Notizbüchern und Köpfen steckt.
Was das kostet
- Dieselben Fragen werden immer wieder neu beantwortet.
- Fehler, die schon einmal gelöst wurden, passieren noch einmal.
- Neue Kollegen brauchen lange, bis sie allein arbeiten können.
- Erfahrene Kollegen werden ständig unterbrochen.
Die Abhilfe: Dokumentation, die nebenbei entsteht
Eine digitale Fachassistenz setzt an zwei Stellen an. Erstens arbeitet sie mit dem, was schon da ist. Auch wenn Unterlagen verstreut in Ordnern, Projektakten und Berichten liegen, findet sie die passende Stelle und nennt Dokument und Seite.
Zweitens nimmt sie beim Schreiben Arbeit ab. Aus Stichpunkten, Messwerten und Notizen formuliert sie einen Entwurf für den Servicebericht, das Protokoll oder die Zusammenfassung eines Projekts. Ihre Leute prüfen, ergänzen und geben frei. Aus Schreiben wird Prüfen, und das passt auch in einen vollen Tag.
Klein anfangen
- Wählen Sie eine Dokumentart, die heute oft liegen bleibt, zum Beispiel Serviceberichte.
- Legen Sie fest, was immer drinstehen muss.
- Lassen Sie die digitale Fachassistenz aus Notizen Entwürfe schreiben.
- Prüfen Sie nach einigen Wochen, wie viele Berichte jetzt tatsächlich fertig werden.
So wird aus „keine Zeit für Dokumentation“ eine Aufgabe, bei der Ihnen die digitale Fachassistenz einen guten Teil abnimmt. Wenn Sie wissen wollen, wie das bei Ihnen aussehen kann, sprechen Sie uns an. Beispiele finden Sie auf der Seite Anwendung.